Các phần mềm hỗ trợ làm việc

Thời gian gần đây thay đổi tư tưởng từ “bán hàng chộp giật” sang “Chăm sóc khách hàng” nên chủ động tìm kiếm các phương pháp hỗ trợ công việc. Dưới đây là các phần mềm hỗ trợ nhân viên Sale trong việc…quan hệ với khách hàng cũng như nhân viên văn phòng nói chung.

 

1.Phần mềm CRM – Quản lý quan hệ khách hàng

CRM (Custom Relationship Manager) là khái niệm quen thuộc, cơ bản đây là hệ thống giúp quản lý và chăm sóc khách hàng tốt hơn. Phần mềm sẽ ghi lại mọi thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, xếp hạng khách, gửi tin nhắn email chăm sóc cảm ơn, remarketing, mọi thứ…

Crm Odoo

phần mềm quản lý công việc

Crm đầy đủ thông tin khách và lên các kế hoạch cần làm việc với

Có 1 sự thật rằng khá nhiều các nhà cung cấp CNTT ở Vn như VNPT, FPT, Viettel…mua mã nguồn ở nước ngoài rồi về phát triển, việt hóa và đóng gói thành dịch vụ bán, trong đó nổi tiếng có thể kể đến Oracle, SAP…và Odoo là một trong số đó.

Sở dĩ chọn Odoo vì:

  • Miễn phí: Thật ra nó miễn phí 1 module thôi nhưng mà mình cũng chỉ cần CRM là đụ. Nó có bổ sung thêm cho các module mặc định là Liên hệLịch hữu dụng trong việc tạo các sự kiện hội họp
  • Chức năng đa dạng và đáp ứng được nhu cầu: Đi sâu hơn thì Odoo có bản miễn phí và trả phí, đương nhiên trả phí hơn nhưng cài thử miễn phí vào thì thấy vẫn đủ module. Ngoài 2 cái trên thì nó còn có Odoo Online miễn phí là cái mà mình khuyên dùng vì nó là 1 dạng Cloud, truy cập ở bất kì đâu có internet (hai loại trên cài cố định vào máy tính).
  • Hỗ trợ tiếng Việt: Đáng lẽ ra mấy cái này nên dùng tiếng Anh cho nó phổ thông nhưng bạn cần hiểu nếu hãng nào của thế giới mà hỗ trợ tiếng Việt tức là nó rất mạnh. Vì cộng đồng nhiều người dùng nên nó buộc phải cung cấp nhiều thứ tiếng, và để làm được điều nó thì nó phải thật sự tốt -> đáng dùng
  • Có App điện thoại: Thời buổi  0.4 rồi cái gì cũng vậy, Cloud đăng nhập trên máy tính, app dùng trên điện thoại và Odoo cũng tương tự, quản lý khách mọi lúc mọi nơi
  • Mì ăn liền: Ví dụ như Oracle hay SAP, mình ấn đăng ký xong mà chờ mãi chả thấy nó gửi email cung cấp tài khoản hay hướng dẫn thêm gì, nó kiểu như “nghiêm túc” với từng khách hàng một, sau khi gửi form xong nó sẽ liên lạc từng case cụ thể, mình thực sự muốn dùng nó sẽ cấp demo chả hạn. Trong khi đó Odoo lại rất nhanh, đăng ký nich 5 phút xong vào dùng luôn.

Link đăng ký: https://www.odoo.com/vi_VN/trial

Crm Gmail

Phần mềm hỗ trợ làm việc

Quản lý khách hàng ngày trong Gmail

Thực sự sau 1 thời gian tìm kiếm và test thì thấy thằng Google vẫn là bá chủ. Có thể riêng từng module của nó không phải là Best nhưng nó lại tích hợp và liên kết với tất cả các ứng dụng khác của nó tạo thành“hệ sinh thái” hỗ trợ nhau tuyệt vời. Ví dụ như Crm Gmail mình đang nói là 1 extension cài vào Google Chrome, nó sẽ tích hợp vào Gmail. Mỗi 1 email bạn từng gửi đi/nhận về được coi là một “khách hàng” và bạn có thể làm rất nhiều việc với khách đó thay vì chỉ gửi/nhận thư. Cái này mình chưa khám phá nên các bạn tự mò nhé, nhưng có tiếng việt nên dễ lắm

Cài đặt: https://chrome.google.com/webstore/detail/streak-crm-for-gmail/pnnfemgpilpdaojpnkjdgfgbnnjojfik?hl=vi

2.Ứng dụng ghi chú/nhắc việc

Não có hạn không phải việc gì cũng nhớ nên cần ghi chú lại. Mình nghĩ 1 phần mềm ghi chú cần:

  • Cloud: Tức là cũng phải được truy cập ở mọi lúc mọi nơi chứ không phải dạng ghi chú có sẵn của window là nó chỉ hiện ở mỗi Desktop máy đó
  • Tích hợp sẵn vào trình duyệt: Tức là nó ở ngay trước mặt mình, ấn vào là ra không cần phải nhớ tên miền của 1 bên cung cấp nào đó để truy cập vào
  • Hỗ trợ App điện thoại: Cái này cũng ko hẳn cần lắm vì thật sự điện thoại cũng là 1 cái note mà, đã dùng điện thoại note thì viết vào đó luôn cần gì bên thứ 3 nữa

=>3 điều trên dẫn đến lựa chọn chỉ có thể là 1 extension của trình duyệt. Nếu search chữ “Note” trong kho extension thì ra cả nghìn cái, còn mình thì đang dùng:

NoteBoard

Vì thấy nó đẹp và rộng rãi

phần mềm hỗ trợ quản lý khách hàng

Note dạng cái bảng gỗ khá đẹp và rộng rãi

 

Link cài: https://chrome.google.com/webstore/detail/note-board-sticky-notes-a/goficmpcgcnombioohjcgdhbaloknabb

 

Google Keep

Ghi chú nhiều màu sắc có cả nhắc việc

Đây chính là Google Note, nó có chức năng đơn thuần là Ghi chú nhưng có thêm cả tùy chọn nhắc nhở kiểu đến giờ làm việc này nó sẽ báo, còn báo như nào mình cũng chưa biết vì chưa thử

Dùng thử: https://keep.google.com/

Google Task

Liệt kê các công việc cần làm

Cái này về bản chất vẫn là “ghi chú” lại các việc cần làm, đặt nhắc nhở cho các việc đó. Nhưng nó đi sâu hơn về “list công việc”, tức là kiểu một công việc lớn sẽ chia thành nhiều công việc nhỏ, và bạn sẽ liệt kê các việc nhỏ đó ra kèm theo các ghi chú , hướng dẫn, người nhận việc, thời gian, deadline…các kiểu. Cuối cùng khi xong thì tích hoàn thành và công việc được gạch ngang, cứ như vậy tạo nên một hiệu ứng thúc đẩy khi bạn đang dần hoàn thiên các “gạch đầu dòng”

Cách dùng: Mở gmail ra > phía bên tay phải có ứng dụng Google Task

3.Sử dụng lịch đúng cách

Đây là lịch của Cty mềnh

Về cơ bản, Lịch lại cũng giống như ghi chú, có 1 công việc cần làm vào khoảng thời gian này -> Ghi lại công việc cho nhớ. Lịch có ở nhiều nơi:

  • Google Calender: Có vô vàn nhà cung cấp thứ 3 làm Lịch nhưng thôi cứ Google cho ngon bổ rẻ. Ấn vào ngày bạn muốn > tạo sự kiện : hội họp, cafe, bay lắc…
  • Lịch trong mailserver Công ty: Bạn nào mà công ty có email riêng kiểu tên_nhân_viên@tên_miền_cty thì ngoài việc gủi nhận mail kiểu gì chả có Module Lịch cũng là nơi để setup các cuộc hẹn
  • Lịch trong điện thoại: Ví dụ mình dùng Samsung thì nó sẽ là Samsung Calendar.

Điều thú vị là: 3 cái này có thể liên kết với nhau! . Nói ra hơi quê chứ gần đây mình mới khám phá được điều này. Thực sự chưa biết chính xác 100% bằng cách nào nhưng mình đoán thế này:

  • Lịch điện thoại và Googe Calendar: Samsung dùng android nên sẽ đăng nhập Account là Gmail, trong khi Gmail đó sẽ lại liên kết với Google Calender. Nên tất cả các event tạo ra từ 2 nơi này thì đều tương thông với nhau. Thậm chí mình hay search google “Lịch thi đấu Mu” nên giờ tất cả các trận Mu đều có trong Event lịch điện thoại, trước trận đấu 15 phút nó đều báo!
  • Lịch điện thoại và lịch công ty: Nghe thì thấy không liên quan nhưng thế này, samsung thì cũng có app là Samsung email, mình add email công ty vào đó để tiện check khi ở ngoài đường -> Thế là nó cũng kết hợp vào nhau luôn.

Tóm lại giờ mình set lịch ở đâu thì nó đều báo vào điện thoại, rất tiện.

 

4.Sắp xếp lại Gmail

Các cái màu sắc chính là Label (nhãn)

Mình vẫn dùng song song mail cty và Gmail đơn giản vì mail cty cho dung lượng ít vl, chỉ 400Mb so với 15Gb của Gmail. Nhưng điều đang muốn nói rằng nhiều người dùng Gmail mà cái hòm thư như cái thùng rác, tạp phế lù các loại mail gửi từ đủ thứ khác nhau vào, cực khó khi phân biệt với các mail công việc để xử lý. Sau khi google “cách sử dụng Gmail hiệu quả” thì đi đến các giải pháp, kết luận là:

  • Tạo ra các nhãn (label) để phân loại thư: Tức là ví dụ thư đến từ sếp,đồng nghiệp thì lọc cho nó vào Nhãn Công việc chả hạn, các thư có từ “hóa đơn” “thanh toán” “mua hàng” thì cho nó vào nhãn “Mua sắm”…
  • Tạo ra các bộ lọc thư: ví dụ mình thường xuyên phải giao dịch với các đối tượng nào, thư của họ hay có mẫu như nào, các từ ngữ trong thư có điểm chung gì? -> tạo bộ lọc kiểu các thư có đặc điểm đó thì nhảy hết vào 1 nhãn nào đó ->Tham khảo bài viết này để hiểu về cách sắp xếp email trong Gmail
  • Chuyển tiếp thư từ email công ty sang Gmail: như nói ở trên thì mail cty cho dung lượng quá bèo, vậy thì mình cài đặt khi khách gửi mail đến thì email sẽ chuyển 1 bản sang gmail, ngay tại gmail có thể trả lời và lưu trữ thư -> Vậy là vẫn cấp email cty cho khách cho oai còn quản lý trong gmail để tận dụng dung lượng lớn.

Cách làm: Vào cài đặt Gmail > tab “tài khoản và nhập” > Mục “kiểm tra thư từ tài khoản khác” ấn “thêm tài khoản thư” rồi làm theo hướng dẫn

Gmail có thể nhận thư từ nhiều tài khoản khác nhau

 

5.Quản lý cuộc gọi và nhắn tin bằng máy tính

Việc cuối cùng là xử lý cái điện thoại để sao cho không động vào nó và vẫn trả lời được mọi người :)). Chú ý là các cách dưới đây thì điểm chung là Máy tính và điện thoại đều phải đang kết nối chung 1 mạng wifi

Ứng dụng Your Phone có sẵn của WIndow 10

Giao diện quản lý cuộc gọi của Your Phone

Ai dùng window 10 thì search Your phone và bật nó lên, sau đó cài app tương tự trên app store/Chplay. Nó sẽ đồng bộ mọi thứ vào nhau, bạn có thể:

  1. Nhận và nghe cuộc gọi đến, tạo 1 cuộc gọi đi. Tức là khi có người gọi đến thì ấn “đồng ý nghe” trên máy tính, khi gọi đi thì đánh số bằng bàn phím chứ mọi việc đàm thoại vẫn cứ phải cầm điện thoại lên. Giải thích đơn giản: Các cuộc gọi thì là dịch vụ viễn thông chứ không phải là gọi qua Internet OTT (kiểu như fb, zalo, viber…)
  2. Nhận và gửi tin nhắn ngay trên pc
  3. Xem thông báo từ các ứng dụng khác

Cái này có nhược điểm là phải dùng win 10, ngoài ra cái việc kết nối Bluetooth từ win 10 đến điện thoại khá chập chơn

Pushbullet.com

Quản lý tin nhắn của Pushbullet

Đây là ứng dụng của bên thứ 3 nên window nào cũng dùng được, truy cập https://www.pushbullet.com/ rồi đăng ký tài khoản. Cài app Pushbullet trên điện thoại rồi làm theo hướng dẫn để kết nối.

Mình đang dùng cái này thấy khá nhanh và tiện, cũng tại máy tính công ty chỉ win 7. Nhược điểm là không nghe gọi được, ai gọi đến nó chỉ có thông báo, vẫn cứ phải cầm máy lên nghe.

Airdroid

Quản lý toàn diện điện thoại với Airdroid

Tương tự thì truy cập https://web.airdroid.com/ trên máy tính, đăng ký tài khoản. Cài app airdroid trên điện thoại rồi làm theo hướng dẫn để kết nối.

Airdroid hơn hẳn các cái trên vì nó quản lý điện thoại toàn diện hơn. Ngoài nhận gửi tin, không nghe gọi được, thì còn quản lý các file nữa. Tức là máy bạn đang có các file ảnh, nhạc, phim thì nó đều hiện ra. Bạn có thể lôi các file đó ra máy tính hoặc ngược lại kéo từ máy tính vào thì điện thoại sẽ có.

Mình nghĩ đống trên là đủ để làm việc rồi. Ai cảm thấy cần tool hỗ trợ mảng nào khác thì cmt mình sẽ tìm hiểu cho.

(23)

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

For security, use of Google's reCAPTCHA service is required which is subject to the Google Privacy Policy and Terms of Use.

I agree to these terms.

Do NOT follow this link or you will be banned from the site!